Privacy binnen Volleybalvereniging Holyoke (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze regels gelden ook voor sportverenigingen, zo ook voor ons als Volleybalvereniging Holyoke. Hieronder volgt een toelichting over de wijze waarop Volleybalvereniging Holyoke met de AVG omgaat.

Verwerking van uw persoonsgegevens en de daaraan ten grondslag liggende doeleinden
Volleybalvereniging Holyoke kan algemene persoonsgegevens vragen van haar leden, deelnemers van evenementen (denk hierbij aan (beach)toernooien), trainers, donateurs, sponsoren en vrijwilligers. Deze persoonsgegevens wordt door Volleybalvereniging Holyoke gebruikt voor de navolgende doeleinden:

• het indelen van teams en het organiseren van wedstrijden, en al hetgeen daarmee verband houdt;
• het innen van contributie en/of inschrijfgelden;
• het (uit)betalen van vergoedingen en declaraties;
• het versturen van facturen;
• (evt.) het versturen van ons clubblad “de Time Out”;
• het uitnodigen voor evenementen.

Indien een minderjarige zich wenst te registreren en Volleybalvereniging Holyoke aldus de persoonsgegevens van deze minderjarige dient te verwerken, dient hiertoe expliciete toestemming van de ouder(s) of voogd te worden overgelegd.

Het delen van uw persoonsgegevens
Om de bovengenoemde doeleinden te kunnen realiseren, deelt Volleybalvereniging Holyoke uw persoonsgegevens met de navolgende organisaties:

• De Nederlandse volleybalbond (de Nevobo): waarbij alle volleybalverenigingen zijn aangesloten die meedoen aan de competitie, zo ook Volleybalvereniging Holyoke;
• PC Ledenadministratie: een softwareprogramma dat door Volleybalvereniging Holyoke wordt gebruikt als tool voor hun ledenadministratie, op basis waarvan de contributie wordt geïnd en de Nevobo wordt geïnformeerd;
• Mollie: voor het innen van de contributie en/of inschrijfgelden;
• De Rabobank: voor het innen van de contributie en/of inschrijfgelden;
• De Regiobank: voor het verrichten van (uit)betalingen van vergoedingen en declaraties;
• SabroHosting: voor het hosten van onze website vvholyoke.nl;
• Facebook: voor onze Facebookpagina facebook.com/holyoke.enter/;
• E-mail en WhatsApp: voor het delen van informatie en documenten tussen de leden van het bestuur van Volleybalvereniging Holyoke, alsook tussen leden en trainers, hetgeen nodig is voor het verzorgen van wedstrijden, trainingen en overige verenigingsaangelegenheden te organiseren.

Verwerkingsovereenkomsten

Met de bovengenoemde organisaties heeft Volleybalvereniging Holyoke een verwerkingsovereenkomst gesloten. Veelal is dit in de algemene voorwaarden van de organisaties neergelegd.

 Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden

Volleybalvereniging Holyoke verstrekt zonder uw uitdrukkelijke toestemming geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die Volleybalvereniging Holyoke met u heeft en/of Volleybalvereniging Holyoke daartoe wettelijk verplicht is.

Inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens
Onder gelijktijdige identificatie heeft u het recht Volleybalvereniging Holyoke om inzage in uw persoonsgegevens te verzoeken, dan wel te verzoeken om uw persoonsgegevens te laten aanvullen, verwijderen en/of afschermen, tenzij Volleybalvereniging Holyoke op grond van de AVG niet gehouden is deze inzage te verschaffen. De verwijdering van uw persoonsgegevens zal Volleybalvereniging Holyoke doorgeven aan de organisaties die de betreffende persoonsgegevens reeds hebben ontvangen.

 Beveiliging van uw persoonsgegevens
Volleybalvereniging Holyoke treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking.

PR: foto’s, video, namen en verjaardagen

Volleybalvereniging Holyoke publiceert bij enige regelmaat berichten, foto’s en video’s van teams, wedstrijden en overige verenigingsaangelegenheden in haar clubblad “de Time Out”, op haar website, in regionaal nieuws, op haar Facebook en overige social media. Daarnaast publiceert Volleybalvereniging Holyoke de verjaardagen van de leden op haar website die daarop staan ingeschreven.

Gemakshalve gaat Volleybalvereniging Holyoke ervan uit dat haar leden, trainers, vrijwilligers en overige betrokkenen hiermee instemmen. Deze toestemming kan echter op ieder gewenst moment worden ingetrokken. Hiervoor dient u een e-mail te sturen naar webmaster@vvholyoke.nl. Volleybalvereniging Holyoke zal het desbetreffende bericht, de desbetreffende foto en/of video verwijderen.

Indien er door derden foto’s en/of video’s gemaakt worden van teams, trainingen, wedstrijden of overige verenigingsaangelegenheden, in het bijzonder van minderjarigen, zonder vooraf verkregen toestemming, zal Volleybalvereniging Holyoke hiertegen op treden.

Wijziging van het privacy beleid binnen Volleybalvereniging Holyoke

Volleybalvereniging Holyoke kan haar privacy beleid actualiseren.

Tot slot

Volleybalvereniging Holyoke draagt er zorg voor om haar privacy beleid actueel te houden en heeft de intentie om de AVG zo goed mogelijk, doch pragmatisch, ten uitvoer te brengen.

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of Volleybalvereniging Holyoke wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, dan wel u een klacht of feedback heeft over de toepassing van de AVG door Volleybalvereniging Holyoke, dan kunt u contact opnemen met het bestuur via het mailadres bestuur@vvholyoke.nl. Indien en zodra u een klacht heeft over de toepassing van de AVG door Volleybalvereniging Holyoke, dan heeft u eveneens het recht u daarover te beklagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.